ATH
Áður en skráning getur hafist þá þarf að setja og stilla þessi þrjú atriði

1. Verkhluta
2. Starfsmenn (ef þeir eru fleiri en einn)
3. Viðskiptavini

Kerfið er með 7 grunnsíður og er virkni þeirra útskýrðar hér að neðan.

Innskráning

Notendur fara á https://skra.vinnutimi.is og slá þar inn notendanafn og leyniorð

 

 

*Það er hægt að hafa nafn fyrirtækis í upphafi slóðinnar ef óskað er eftir því,en þá yrði hún nafnfyrirtækis.vinnutimi.is

 

Verkhlutar

Hér skráir þú inn verkhluta en segja má að þetta séu þær tegund af vinnu sem fyrirtækið sinnir.

 

Það er líka hægt að hafa verkhluta almenns eðlis og hafa þá bara einn verkhluta fyrir alla viðskiptavini..  þú stjórnar þessu

Viðskiptavinir

Hér er gott að skrá inn fasta kúnna strax í upphafi… það þarf hið minnsta að setja inn viðskiptavin í upphafi verks svo hægt sé að velja hann þegar tímaskráning hefst.

 

Ef um stök verk er að ræða (ekki fasta viðskiptavini) þá er hægt að breyta stöðu viðskiptavinar í „óvirkur“ þegar verki er lokið.

 

Þegar nýjum viðskiptavin er bætt við þá er nauðsynlegt að velja alla eða þá verkhluta sem eiga við þann viðskipta vin

 

Starfsmenn

Eins og nafnið gefur til kynna þá er hér yfirlit yfir alla starfsmenn fyrirtækisins sem hafa aðgang.

 

 

Sem stjórnandi þá er einfalt að bæta við starfsmönnum og breyta þeim sem fyrir eru.

 

Hægt er að minnka heimildir viðkomandi starfsmanns, leyfa honum t.d. bara að skrá vissa verkhluta og setja tímagjald viðkomandi inn en það getur verið mismunandi eftir þeim verkhluta sem er valin er.

Tímaskráning

Þetta er aðalsíðan sem notendur dvelja vonandi mest á, þarna skráir þeir tíma sem fer á verk. Það er annaðhvort hægt að nota inn/útstimplu með tökkum þegar starfsmaður mætir á staðinn eða skrifa fjöldi tíma á viðkomandi verk.

 

 

Starfsmaður velur Dagsetningu, Viðskiptavin, Verkhluta, inn/útstimplar sig og skrifar síðan verklýsingu í lok vinnu.

ATH. kerfið gerir ekki sjálfkrafa ráð fyrir matartímum. Það þarf því annað hvort að út/inn stimpla í matartíma eða gera ráð fyrir því við lok verks.

 

Kostnaður

Það er einfalt að skrá strax inn kostnaðarnótur, til þess að tryggja að efnisinnkaup verði örugglega útskulduð á viðkomandi verk.

 

Þar er valin viðskiptavinur, verkhluti, stutt útskýring og heildarupphæð reiknings.

 

Tölfræði

Það er einfalt að sjá hvernig vinnan skiptist hjá fyrirtæki þínu. Hægt er að sjá kökurit eftir viðskiptavini eða verkhlutum.

 

Hægt er að skoða gögn eftir mismunandi tímabilum

 

Skýrslur

Í lok mánaðar eða þegar viðkomandi verk klárast er farið inn í skýrsluflipa. Þarna er hægt að fá samtölur niður á viðskiptavin, starfsmann eða jafnvel verkhluta.

 

 

 

Hér er dæmi um skýrslu þar sem ekki er flokkað eftir neinu og sést bara ein samtala er fyrir alla vinnu hjá viðkomandi starfsmanni.

 

 

Hér er annað dæmi þar sem skýrslan er flokkuð eftir viðskiptavinum, þar sést samtala fyrir hvern og einn, og að lokum heildartímafjöldi neðst í skýrslu. Ætti að vera nægar upplýsingar til þess að útskulda vinnu með reikning.

Hægt er síðan að flytja allar skýrslur út sem XML eða CSV skjal eða fá hana senda með tölvupósti, vitanlega er hægt að senda hana beint á viðskiptavin ef þess er óskað.

 

Skýrslan er prentvæn og því einfalt að prenta hana út og láta fylgja með reikning ef þess er þörf.

 

Sérstillingar notenda

Notendur geta sérsniðið kerfið að einhverju leiti með því að vilja „Um mig“ efst á síðunni.

 

 

Þar er til dæmis hægt að velja milli 29 tungumála, kostur ef fyrirtækið er með erlenda starfsmenn.

 

Sá notendi sem stofnaður er sem stjórnandi síðan réttindi til að gefa viðskiptavini aðgang að kerfinu, hann sér þá bara þá vinnu sem unnin er fyrir hann….

Þessi möguleiki er þó í þróunn og þarfnast frekari prófana áður en hægt er að nota hann.